Bij invloedrijke mensen stroomt de inbox vaak over met e-mailverzoeken. Hoe zorg je ervoor dat jouw mailtje niet in de prullenbak belandt?
Adam Grant, een professor in de psychologie aan Wharton University in Pensylvnania, somt op zijn Linkedin-pagina zes tips op waarmee je de kans aanzienlijk vergroot dat je mail gelezen wordt.
1. Schrijf de perfecte ‘onderwerp’-regel
Je kunt de lezer op grofweg twee manieren verleiden een e-mail te openen. De eerste is door zijn of haar nieuwsgierigheid te wekken. Een intrigerende, of juist een absurde zin bijvoorbeeld. Grant opende naar eigen zeggen bijvoorbeeld e-mails met onderwerpregels als “I do not want anything from you” en “I fly up and see you; you interest me”.
Aan de andere kant zullen mensen in tijdnood – en wie is dat niet als hij dagelijks tientallen e-mails ontvangt – vooral belangrijke e-mails openen. Zij zullen veel eerder een mail met een korte, bondige onderwerpregel open klikken. Voor Grant had de onderwerpregel “Getting you to Atlanta” voldoende urgentie om de e-mail meteen te openen.
2. Vertel waarom je juist die persoon mailt
Vaak schrijven mensen lange e-mails met vele vragen maar vergeten te beargumenteren waarom ze die aan de ontvanger stellen en niet aan iemand anders. Mensen zijn veel meer geneigd om een vraag te beantwoorden als ze het gevoel krijgen dat hun bijdrage essentieel is. Zo niet, dan voelen ze weinig verantwoordelijkheid je vraag te beantwoorden.
3. Doe je huiswerk en vertel wat je al hebt gedaan
Vraag een belangrijke persoon niet naar de bekende weg. Hoe vervelend is het om vragen te krijgen waarvan hij of zij weet dat je het makkelijk op een andere manier had kunnen achterhalen, via Google bijvoorbeeld. Leg daarom zo goed mogelijk uit wat je gedaan hebt om je vraag beantwoord te krijgen en waarom je de hulp van de persoon in kwestie toch nodig denkt te hebben.
4. Zoek naar overeenkomsten tussen jou en die persoon
Mensen voelen zich sterker verbonden met iemand waarmee ze iets delen. Een gezamenlijke hobby, herkomst of geschiedenis is vaak een mooie binnenkomer. Let wel op dat je wel iets zoekt dat de meeste mensen ook met elkaar delen. Dus in een e-mail schrijven dat je uit dezelfde provincie komt, heeft weinig zin. Zoek naar echte, redelijk ongewone overeenkomsten.
5. Maak een verzoek kort en bondig
Hoe langer de e-mail, hoe lastiger het is voor de ontvanger om de vraag waarom het draait te destilleren. Kort en bondige e-mails met een duidelijk verzoek of vraag, maken meer kans.
6. Wees dankbaar en niet opdringerig
Opdringerige verzoeken wekken vooral irritatie op. Wees vriendelijk en beleefd en zeg dank je wel. Zeker als je antwoord hebt gekregen. Je weet nooit wanneer je iemand nog een keer nodig hebt.
Lees ook op Z24
E-mail: vijf tips om je inbox te temmen
Nederlandse internetondernemer pakt overvolle inbox aan
10 tips om efficiënter te werken
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl